Bir sözleşmeyi, maaş bordrosunu ya da kimlik fotokopisi içeren bir belgeyi e-posta ile gönderirken çoğu kişi dosyanın gideceği yere kadar kaç elden geçtiğini düşünmez. PDF biçimi, belgenin görünümünü her cihazda koruduğu için yaygın kullanılır; ancak varsayılan hâliyle dosyayı eline geçiren herkes içeriği açabilir, kopyalayabilir ve yazdırabilir. İşte tam bu noktada pdf şifreleme devreye girer. Doğru ayarlarla hem dosyayı açmayı parolaya bağlayabilir hem de açan kişinin ne yapabileceğini sınırlayabilirsiniz.
PDF standardı iki ayrı parola türü tanımlar ve bu ayrımı bilmeden yapılan ayarlar çoğu zaman beklenen korumayı sağlamaz.
İkisini birlikte de kullanabilirsiniz. Örneğin bir teklif dosyasını yalnızca müşterinin açabilmesini, açtıktan sonra da metni kopyalayıp başka yere taşıyamamasını isteyebilirsiniz. Bu durumda hem açma hem izin parolası tanımlanır ve bunların farklı olması gerekir; aynı parolayı ikisine de verirseniz izin katmanı pratikte anlamsızlaşır.
Çoğu kullanıcı için işletim sisteminde veya zaten kurulu programlarda bulunan seçenekler yeterlidir.
Bu yöntem açma parolası ekler; ayrıntılı izin ayarı sunmaz.
Ücretsiz LibreOffice paketi, izin ayarları konusunda en esnek ücretsiz çözümlerden biridir. Belgeyi açtıktan sonra Dosya > PDF Olarak Dışa Aktar penceresindeki Güvenlik sekmesinden hem açma parolası hem de izin parolası tanımlayabilir; yazdırmaya, değişiklik yapmaya ve kopyalamaya ayrı ayrı izin verebilir veya bunları kapatabilirsiniz.
İzinler tek bir düğme değildir; her biri farklı bir davranışı kontrol eder. Aşağıdaki tablo hangi ayarın ne işe yaradığını özetliyor.
| Ayar | Kapatıldığında ne olur? | Uygun olduğu durum |
|---|---|---|
| Yazdırma | Belge kâğıda veya sanal yazıcıya basılamaz | Fiziksel kopyasının dolaşmasını istemediğiniz belgeler |
| Yüksek çözünürlüklü yazdırma | Yalnızca düşük kalitede çıktı alınır | Grafik, tasarım ve baskıya hazır dosyalar |
| İçerik kopyalama | Metin ve görsel seçilip kopyalanamaz | Ders notları, rapor metinleri |
| Düzenleme | Sayfa ekleme, silme, metin değiştirme engellenir | İmzalı sözleşmeler, resmi yazılar |
| Açıklama ekleme | Not ve vurgu eklenemez | Son hâli kesinleşmiş belgeler |
Şifreleme algoritmasını seçme imkânı sunan programlarda AES 256 bit tercih edin. Eski RC4 tabanlı seçenekler geriye dönük uyumluluk için durur ancak günümüz standartlarına göre zayıf kabul edilir.
İzin parolası, PDF okuyucunun kurallara uymasına dayanır. Bazı üçüncü parti uygulamalar bu kısıtlamaları göz ardı edebilir. Yani izin ayarları "kazara yanlış kullanımı" engeller, kararlı bir kişiyi durdurmaz. Gerçek koruma açma parolasındadır, çünkü orada dosya içeriği matematiksel olarak şifrelenir.
Parola seçerken tahmin edilebilir kalıplardan uzak durun. Doğum tarihi, şirket adı ve "123456" gibi diziler saniyeler içinde denenir